テレワークのサービス残業を解消するために企業ができること7選

テレワークの残業問題とは

テレワークとは、インターネットを通じてオフィスから遠隔地で仕事をすることを指します。これによって、従業員はオフィスから自宅やカフェなどの場所から仕事をすることができます。しかし、テレワークをすることで、サービス残業問題が発生することもあります。これは、従業員が仕事をする場所を変えたことによって、仕事とプライベートのバランスが崩れることが原因です。また、プライベートと仕事の境界がなく、いつでも仕事ができてしまうことからサービス残業が増加傾向にあります。

【実例】

新型コロナウイルスの感染拡大により、テレワークも一気に広まりました。テレワークは通勤時間や身支度の削減にも繋がり、導入を喜んだ人も多いでしょう。しかし実際にある程度の期間を経過するとテレワークにも向き不向きがあることが分かったのです。一部ニュースによると、テレワークにより在宅で仕事をする人が増えた結果、長時間労働をする人の割合も大幅に増えたのです。これは、急な環境変化によるものも大きいですが、元々世界的に見ても日本は勤務時間が長いお国柄です。そもそも勤務時間が長い人がテレワークをすると、家と仕事の区別が付きづらく、ずるずると勤務時間が伸びる可能性が高まります。企業によっては、勤怠システムを導入していないことにより正確な勤務時間が測れず、問題が発覚するまで時間がかかるケースもあります。

サービス残業対策

例えば、従業員が自宅で仕事をすると、プライベートタイムが減って仕事が多くなることもあります。また、仕事をする環境が整っていない場合や、家族とのバランスがとれない場合も、サービス残業問題が発生します。サービス残業を減らすためには、企業の働きかけと従業員自身の環境整備など双方向的にアクションをする必要があります。この問題を解決するためには、以下のような対策があります。

【仕事とプライベートのバランスをとる】

テレワークする従業員は、仕事とプライベートのバランスをとることが大切です。仕事とプライベートで明確な境界線を引くことが大切です。テレワークをする前は、身支度をしたり、通勤をしたりして知らず知らずのうちに仕事とプライベートの境界ができあがっていました。通勤して仕事をしていたときは「終業時間も近いしそろそろ一日の仕事が終わるな。今日は飲みにでも行こうかな」と仕事とプライベートの気持ちの区切りをつけるタイミングがあった人も多いのではないでしょうか。テレワークをしているとそういった区切りのアクションがなくなるため、勤務時間が伸びてしまう可能性があります。バランスを取るためには、仕事をする場所と趣味の場所を分けることも効果的です。場所にはそれぞれの意味があります。キッチンはご飯を作ったり洗い物をしたりする場所のように、仕事をする場所とゲームやテレビを見るなどの趣味の場所は分けるべきです。

【仕事環境の整備】

テレワークする従業員は、仕事環境を整備することが大切です。企業は、仕事に必要な機器やツール、快適な椅子などの備品を支給することで会社のように仕事に専念できる環境作りを手助けする必要があります。

【適切なコミュニケーション機会の増加】

テレワークする従業員は、上司や同僚とのコミュニケーションをとることが大切です。定期的に連絡をとり、仕事に関する問題などを解決することが大切です。 ZoomやTeamsを使用することで映像でお互いの状況を確認することもできますが、実際に会わないと分からないものもありますので、定期的な連絡は効果的です。テレワークのメリットとして、伝えづらいことを伝えやすくなるという点が挙げられます。テレワークのやり取りはチャットツールを使用することが一般的です。これまでは重要なことを上司に相談する場合は、会議室などで個別に相談する必要がありました。従業員のなかには上司と二人きりになる環境が苦手だったり、周りの目を気にして言えなかったことがあったりする人もいますが、チャットだと、言葉で面と向かって話す必要もないため、言いたいことが伝えやすくなりました。

【作業時間の可視化】

遠隔地にいるスタッフが仕事中か休憩中かを明確にすることが大切です。作業時間管理システムを導入することで、実際の作業時間と理論上の作業時間が照らし合わされ、サービス残業の原因を把握することができます。テレワークでは実際に働いている姿を確認することができないので、作業時間管理システムの導入は重要です。サービス残業とは反対に、残業時間を実際の勤務時間より多く申告している人を抑止することもできます。

【ワークライフバランスの調整】

こちらも仕事とプライベートのバランスの話ですが、少し内容に違いがあるので段落を分けさせていただきました。遠隔地にいるスタッフが、自宅で働くために本来の休憩時間を減らしている場合があります。休憩時間を確保することで、作業効率を上げたり、ストレスを減らすことができます。ビジネス街には飲食店やコンビニが多く存在しており、昼食をとることは難しくありません。しかし、在宅勤務の場合、近場に飲食店などがなく、昼食を準備する時間が別に必要になるケースもあります。この場合、休憩時間を満足に取れずに、結果的に作業効率が下がりサービス残業をしなければいけなくなる可能性が高まります。自社の従業員が適切に休憩を取っているか、アンケートなどで確認することも重要です。

【目標管理】

遠隔地にいるスタッフに対して、達成すべき目標を明確にすることで、作業の方向性を確保することができます。普段よりも作業の方針や定量的なゴールを段階的に設定することで、作業効率を上げ、サービス残業を減らすことができます。

【定期的なフィードバック】

遠隔地にいるスタッフに対して、定期的なフィードバックを行うことで、作業の評価や改善の余地を把握することができます。テレワークをしていると、接触する機会も減るため、従業員の心境変化や体調の変化に気づきづらくなります。定期的なフィードバックを行うことで、テレワークによるコミュニケーション機会の減少を補完することができます。

まとめ

テレワークにおけるサービス残業問題は、なかなか表面化しない問題です。勤怠管理ツールを使用すれば、実態に即した勤怠状況を可視化することができます。また、サービス残業はテレワーク環境が整備されていないことによる、仕事とプライベートのアンバランスさが原因の場合もあります。人によってはテレワークが向いていない場合もありますので、臨機応変に対応する必要があります。サービス残業は、従業員にとっても望まない状況ですので、テレワークに限らず、常日頃からコミュニケーションを取り、風通しのよい社内環境を醸成することで、従業員から現状を伝えやすい状況を作ることが重要です。