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ソーシャルメディア ガイドラインとは？企業が炎上リスクを回避するために必要なポイント
2023年04月20日
読了時間目安: 7分
近年、ソーシャルメディアの普及とともに、企業がソーシャルメディアを利用する機会が増えています。
しかし、社員やパートナーが投稿するコンテンツが企業のイメージに大きな影響を与えることも事実です。
そこで、ガイドラインの存在が重要になります。ガイドラインがあることで、炎上リスクの軽減や危険な投稿の防止ができます。
今回は、ソーシャルメディア ガイドラインについて、その重要性や役割について説明していきます。
しかし、社員やパートナーが投稿するコンテンツが企業のイメージに大きな影響を与えることも事実です。
そこで、ガイドラインの存在が重要になります。ガイドラインがあることで、炎上リスクの軽減や危険な投稿の防止ができます。
今回は、ソーシャルメディア ガイドラインについて、その重要性や役割について説明していきます。
重要性や役割
近年、ソーシャルメディアの普及により、企業も積極的に活用するようになりました。
しかし、社員やパートナーが自由に発信することにより、企業のブランドイメージに悪影響を与える可能性があるというリスクが存在します。
ガイドラインを策定することで、社員やパートナーに対して、どのようなコンテンツが適切であるか、またどのようなコンテンツが不適切であるかを明確にすることができます。
上記を策定することで企業のブランドイメージを守り、炎上リスクの軽減や危険な投稿の防止が期待できます。
また企業の利用するソーシャルメディアが増加するにつれて、社員やパートナーが発信するコンテンツの影響力も大きくなっています。
SNS上での拡散力や反応数は非常に高く、一つの投稿が大きな話題になることもあります。
そのため、企業としては、社員やパートナーが発信するコンテンツに対して、一定の規制をかけることが必要です。
以上のように、ガイドラインの策定は、企業のブランドイメージやリスクマネジメントにおいて非常に重要な役割を果たします。
企業が積極的にガイドラインを策定することで、社員やパートナーが適切なコンテンツを発信し、企業の利益につながる情報発信を行うことができるのです。
ガイドラインの基本的な内容
ソーシャルメディアの利用は、企業にとって不可欠なものになっています。
しかし、社員やパートナーの発信するコンテンツは、企業にとって潜在的なリスクをもたらすこともあります。
企業はソーシャルメディア ガイドラインを作成することで、社員の発信に一定の制限や指針を与え、リスクを軽減することができます。
【社員が個人的な意見を述べる際の注意点】
ガイドラインでは、企業の公式SNSアカウントのみならず、プライベートなアカウントにも言及することが必要です。
社員は個人的な意見を持っているかもしれませんが、その意見が会社の見解と誤解されることがないよう、個人的な発信であることを明確に示す必要があります。
【会社の情報を漏らさないようにするための対策】
ソーシャルメディア上で情報を発信する際には、情報の機密性に配慮する必要があります。例えば、新商品や新サービスの情報を先に公開してしまうと、競合他社に模倣される恐れがあります。
また、社内の機密情報の扱い方についてもガイドラインで明確に定める必要があります。
社員が社外に情報を漏らすことがないよう、機密情報の扱い方や取り扱いの禁止事項を示すことが大切です。
【不適切な表現や誹謗中傷の禁止】
不適切な表現や誹謗中傷の禁止についてもガイドラインで定める必要があります。
社員の発言が不適切な表現や誹謗中傷に当たる場合、企業のイメージを損ねることになります。
不適切な表現や誹謗中傷を行わないことをガイドラインに盛り込むことが重要です。
ガイドライン作成のためのポイント
ソーシャルメディアを活用する上で、企業はガイドラインの策定が必要不可欠です。
ガイドラインは、社員やパートナーが発信するコンテンツを制御するための重要なツールであり、炎上リスクの軽減や危険な投稿の防止につながります。
そこで、ガイドラインの作成において考慮すべきポイントについて解説します。
ガイドラインの策定にあたっては、以下の2点が重要です。
①社内で関係する部署や社員を選定
具体的には、法務部門や広報部門、人事部門など、ソーシャルメディアに関する知識や経験が豊富な社員を選ぶことが望ましいでしょう。
社員が積極的に参加することで、ガイドラインの浸透や改訂にもつながります。
また、広くさまざまな関係者に理解してもらう必要があるため、ガイドラインはわかりやすく、明確な文言で記述しましょう。
場合によっては、イラストや映像で内容を補足することもガイドラインの浸透において重要です。
②定期的な改訂や更新
ガイドラインの管理責任者を明確にし、定期的な見直しや改訂のルールを定めることが必要不可欠です。
ガイドラインは、自社と関係のない問題や炎上が起きた際でも、自社で同様のインシデントが発生しないようにガイドラインを改訂する必要があります。
以上のように、ガイドライン作成にあたっては、策定に関与する社員の選定やガイドラインの構成方法、改訂の仕方など、さまざまなポイントを考慮する必要があります。
ガイドラインをしっかりと作成し、社員やパートナーに周知徹底することで、ソーシャルメディアの活用を安全かつ効果的に行うことができます。
ガイドラインを活用するための方法
ソーシャルメディア ガイドラインを作成し、社員に周知徹底させることで、企業がソーシャルメディアを利用する際に生じるリスクを軽減できます。
ここでは、ガイドラインを活用するための方法を紹介します。
まずは、ガイドラインの社員への周知徹底が必要です。
ガイドラインは社員全員に共通のルールであり、遵守することが求められます。
そのため、社員にガイドラインの存在や内容を説明し、理解を深めてもらう必要があります。
社員全員に配布するパンフレットや、社内のコミュニケーションツールでアナウンスするなど、適切な方法で周知徹底することが重要です。
また、社員の投稿の確認や監視の方法も重要です。
ガイドラインに基づき、社員が適切な投稿を行っているかを定期的に確認し、必要に応じて指導することで、リスクを予防できます。
さらに炎上が発生した際の対応方法も重要です。
炎上は予期せぬものであり、発生した際には迅速かつ適切に対応することが求められます。炎上対策を事前にガイドラインに明示しておくことで、迅速な対応が可能となります。
以上のように、ガイドラインを活用するためには、社員への周知徹底、投稿の確認や監視、社員への教育・訓練、炎上対策が必要です。
これらの取り組みを積極的に行い、リスクを最小限に抑え、ソーシャルメディアを有効活用していきましょう。
まとめ
企業がソーシャルメディアを活用することで、より広範な顧客層とのコミュニケーションが可能になりました。
その反面、社員やパートナーの無自覚な投稿により、企業のブランドイメージが損なわれるリスクがあります。
上記の問題を回避するために、ガイドラインを策定することが必要です。
ガイドラインで、社員が投稿する際の基準を定めることで、社員の意識改革やマナー向上、ブランドイメージの向上やリスクマネジメントに貢献することができます。
企業がソーシャルメディアを活用する上で、ガイドラインの策定は必要不可欠なものと言えます。
